第一章 总则

第一条 为规范学生心理健康档案管理工作，根据《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和教育部办公厅《关于加强学生心理健康管理工作的通知》（教思政厅函〔2021〕10号）等相关规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于在校接受全日制普通高等学历教育专科（高职）学生的心理健康档案管理。  

第三条 学生心理健康档案是记录学生心理健康状况、心理咨询服务过程及干预效果的重要资料，是学校开展心理健康教育、危机预防和跟踪服务的依据，须严格遵循专业伦理和保密原则进行管理。  

第四条 心理健康教育中心负责全校学生心理健康档案的统一管理，各二级学院及相关部门应配合做好档案材料的收集、整理和移交工作。  

第二章 档案归档范围

第五条 学生心理健康档案包括以下内容：  

（一）心理健康状况测评分析报告；  

（二）个体心理咨询记录；  

（三）团体心理咨询记录；  

（四）心理危机干预记录；  

（五）重点关注学生跟踪材料；  

（六）心理健康教育活动资料；  

（七）典型案例资料；

（八）其他与学生心理健康密切相关的文字、影像及电子数据资料。  

第六条 归档材料要求：  

（一）归档材料应真实规范、完整齐全、文字清楚、对象明确、时间准确；  

（二）纸质材料需用黑色签字笔或钢笔书写，字迹清晰；  

（三）电子档案需采用专用存储设备保存，并加密备份；  

（四）音视频材料应附文字说明，注明时间、地点及参与人员。  

第三章 档案收集与管理  

第七条 心理健康教育中心负责档案的收集、整理、归档及日常维护工作。具体要求如下：  

（一）心理健康状况测评分析报告应及时完成建档；  

（二）个体、团体心理咨询记录需在咨询结束后及时整理归档；  

（三）危机干预及学生活动记录应在活动或干预结束后及时归档；  

（四）电子档案需定期备份，并存放在独立存储设备中。  

第八条 归档材料应严格鉴别材料的完整性、规范性及真实性；对缺失、涂改或存疑的材料，应及时补充或更正。  

第九条 档案分类与存放：  

（一）纸质档案按“学期-类别-学院”顺序排列，专柜存放，标识清晰；  

（二）电子档案按“学期-类别-学院”建立分级文件夹管理；  

（三）档案柜需配备防火、防潮、防盗设施，电子存储设备需定期维护；

（四）档案保管需编制《心理健康档案材料名册》、《心理健康档案移交（接收）登记本台账》。  

第四章 档案查阅与借阅

第十条 查阅心理健康档案需遵循以下规定：  

（一）学生咨询记录不得查阅，其它档案资料确因工作需要可申请查阅；  

（二）校外单位需持公函及身份证明，经学校审批后方可查阅。  

第十一条 档案原则上不得外借，确需借出，不得超过3个工作日，并签订保密协议。

第十二条  查（借）阅流程：

（一）填写《心理健康档案查（借）阅申请表》，注明用途、范围及期限；  

（二）查阅学生心理健康档案实行登记制度，在指定场所查阅，严禁拍照、复印或摘录敏感信息。  

第五章 档案保密、保存与转递  

第十三条 心理健康档案涉及学生个人隐私，应严格遵守中心保密制度及相关保密工作的法律、法规、制度。  

第十四条 档案保存期限：  

（一）心理咨询记录保存至学生毕业离校后3年；

（二）危机干预、心理健康测评报告等其他材料保存30年；

（三）须移交档案室长期保存的材料，应按年度装订成册，按规定填写《移交档案材料登记表》，并在《心理健康档案移交（接收）登记本台账》上记录。

第六章 附则  

第十五条 本制度由学生工作处心理健康教育中心负责解释，未尽事宜参照学校《学生档案管理办法》执行。  

第十六条 本制度自发布之日起施行。