第一章总则

第一条为规范学校学生档案管理工作，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等文件精神，结合学校实际，制定本管理办法。

第二条本办法适用于在校接受全日制普通高等学历教育专科（高职）学生的管理。

第三条学生档案是记载学生入学前和在校期间有关学习、奖惩、品行、本人和家庭基本信息及其他必要信息的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是国家和社会选拔录用人才的重要依据。

第四条学生档案管理工作，是学校的一项常规性基础工作。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全，学校学生档案由各二级学院集中统一管理，学生工作处负责监管。

第五条学生档案管理工作内容：

（一）接收、整理、鉴别学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）做好学生档案的安全、保密、保管、转递等工作。

第六条二级学院安排专人负责在校学生档案的管理工作，管理在籍、休学、保留学籍学生的档案。各学院负责毕业生档案的整理、归纳及转递。学生退学、被开除学籍后，其档案由学院邮寄至学生生源地人才市场。

辅导员负责所带班级学生档案材料的收集、整理、核查等工作。

党委组织部门、学生工作分党委应安排专人管理在校学生党员的有关材料。

学校档案室留存录取新生名册、入学资格审查汇总表、新生学籍注册确认表、新生学籍登记表、学籍异动情况、奖惩材料、学生成绩表、高校毕业生登记表、毕业生名册、毕业生就业派遣方案、毕业生档案转递清单等重要档案以及部分往届遗留的个人学籍档案，确保档案长期保管、利用。

招生与就业指导处、教务处、校团委等部门应配合做好学生档案工作。

第七条学生档案管理人员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。

第二章档案归档范围

第八条归档的学生档案，必须真实、历史、全面地反映学生的学习、成长过程，对形成部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第九条学生档案收集内容：

（一）学生高中学籍材料、高中毕业生登记表、高考报名表、高考志愿表、高考体检表等高中阶段材料；

（二）新生学籍登记表；

（三）学生学年鉴定材料；

（四）学生休学、转专业等学生学籍异动材料；

（五）学生学业成绩表、素质学分手册；

（六）高校毕业生登记表；

（七）学生加入党团组织材料；

（八）学生奖惩材料；

（九）新生体检表和毕业生体检表；

（十）其它应归档的相关材料。

第三章档案收集与管理

第十条学生档案管理人员对收集的材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚方能归档。不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。

收集档案材料应做到主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。整理学生档案应做到分类准确、目录清楚、编排有序、层次清楚。

第十一条归档材料应真实规范、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。由组织形成的材料应注明形成的时间并加盖有关组织的印章，个人撰写的材料应注明形成时间并由本人签字。对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门订正或补送、补办。

第十二条归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第十三条档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致。

第十四条高职新生入学后，学工处负责将高职新生高考档案转至各二级学院，若档案未到，由各二级学院持学工处统一印制的《调档函》向学生原所在学校索取。各二级学院接收高职新生档案后，更换学校统一印制的档案袋，根据班级、学号等对新生档案进行审核、整理、编号。

第十五条学校统一要求填写的归档材料，应在规定时间内填写完毕。有关档案材料收集的时间要求：

（一）新生档案的建档工作自新生入学后的1学期内完成。主要材料包括高中毕业生登记表、高考档案袋内内容、入团、入党材料等；

（二）《湖北交通职业技术学院新生学籍登记表》（一式2份），于入学后1个月内收集进档；

（三）《学生学年鉴定表》于每学期开学后1个月内收集进档；

（四）学生入团材料，由校团委于批准入团之日起1个月内归档到各二级学院；学生入党材料由各二级学院在学生毕业前到党委组织部或学生工作分党委领取后归入档案；

（五）《高等学校毕业生登记表》（一式2份）由各二级学院负责组织填写，于每年6月15日前集中收集归档；

（六）《学生成绩登记表》（一式2份）由教务部门负责填写，于每年6月15日前集中收集归档；《素质学分手册》由辅导员、分团委负责填写，毕业前收集归档；

（七）《毕业生体检表》由校卫生所负责填写，于每年6月15日前集中收集归档；

（八）国家职（执）业资格证书鉴定批准材料，应于批准之日起1个月内收集进档；

（九）学籍异动材料应于领取《学籍异动通知书》之日起1周内收集进档；

（十）学生奖惩材料应于奖惩决定作出之日起1个月内收集进档。

第十六条新生入学后，档案由各学院负责核查、整理、归档，具体要求如下：

（一）核查学生档案记载信息是否准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写；要求身份证、学籍卡及档案记载上的姓名出生年月日一致；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

（二）核查后，将学生档案资料换装学校统一的档案袋。原档案袋上贴有高考报名登记表等相关表格的，应将原档案袋一并装入新的档案袋中。预备党员材料暂不归入本人档案。

（三）规范填写档案袋。要求用签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名、性别、档案编号（档案编号要编于档案袋右上角）。

第四章学生档案的鉴别

第十七条鉴别学生档案材料应做到鉴别准确、取舍得当、手续完备。

第十八条在鉴别学生档案时，应对收集归档材料进行严格审核，对有关情况进行确认，对重要材料的取舍，由学生工作部门作出规定。

第十九条对档案内容有涂改痕迹的材料，经过有关部门证明属确需更正的，由有关部门在涂改处加盖公章；否则不得归入档案。对经鉴定为伪造的材料，应及时剔除，有关情况要报学生工作部门，对有关责任人要按照有关规定追究责任。

第五章学生档案的查阅和借阅

第二十条学生档案的查阅应做到既便于工作、又确保档案安全。

第二十一条学生档案提供利用的范围包括：

（一）学生入党、入团、政治审查、组织处理等可查阅本人档案；

（二）就业、公安、保卫等部门因工作业务需要，了解学生有关情况时，可提供相关档案。

第二十二条查（借）阅单位应填写《申请查阅学生档案报告表》，按学生管理权限办理报批手续。

第二十三条查阅学生档案实行登记制度，在指定地点阅档，并不得随意圈划、涂改、拆散、抽换、污损档案。摘录原件材料需经同意。查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。

第二十四条所借阅的档案要妥善保管，不得遗失，不得交给无关人员翻阅或自行转借，不得转交他人代为归还。

第二十五条外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由2人及2人以上人员持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学校、二级学院主管领导批准后方可在校内查阅。档案不得外借。

第二十六条任何人不准借阅其亲属的档案。学生个人不得查阅自己的档案材料。

第二十七条借阅已归入学校档案室的档案按校档案管理有关规定执行。

第六章档案的转递

第二十八条转递学生档案和档案材料必须做到及时、完整、准确、安全、保密。

第二十九条转出的档案应完整齐全，并应经过认真整理，不得扣留材料或分批转出。

第三十条转递学生档案或档案材料，应认证审核档案接收函或转递档案材料通知单，符合转递手续且接收单位具备管理档案资质，并作详细登记。

第三十一条转到其他学校就读的学生凭省教育厅的转学批件和校内的离校手续表办理档案传递手续；“专升本”的学生凭本科院校录取（入学）通知书办理档案传递手续。

第三十二条毕业生档案转递原则上应由学生、接收单位和学校共同确认。

第三十三条收到的档案经核对无误后，做详细登记。

第三十四条对已出现的“无头档案”（查不到下落的人员的档案或档案材料），应认真查找。确实查不到，但有保存价值的档案或档案材料，应妥善保存。

第三十五条严格包封档案，骑缝应加盖公章或贴密封签。

第七章档案的保密

第三十六条确保档案的安全和保密应做到保守机密，慎之又慎。不随意向无关人员提供档案或泄露档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或相应处分。

第三十七条不得在不利于保密的地方存放和查阅学生档案。

第三十八条不准带档案出入公共场所。

第三十九条档案人员不得保管亲属档案。

第四十条提供查阅档案前，必须弄清查阅档案的用途或理由，查阅者与被查阅人员的关系。对符合查阅档案条件要求的，给予接待，并对其查阅的有关用途，予以保密，不得随意泄露。

第八章档案材料的保管

第四十一条保管和保护学生档案，应做到安全保管、便于查找。

第四十二条坚持集中统一、分级管理的原则，对所管范围的档案，实行集中管理、专人负责、专柜存放、专室保管；

第四十三条进档管理的档案按学生学号有序排列。

第四十四条定期对保管档案的物质条件、保管保护设备进行检查，对所管理的档案进行核对与统计，发现问题，及时纠正。

第四十五条档案柜内不得放入易燃、易爆、易腐及其他杂物。

第四十六条档案保管需编制《学生档案材料名册》、《学生基本情况登记表》、《档案异动情况登记表》。

第九章档案管理人员职责

第四十七条学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

第四十八条收集、鉴别、整理学生档案材料，为就业单位了解毕业生提供可靠依据。

第四十九条熟悉学生档案材料，做好统计和数据分析工作，为学生工作提供信息。

第五十条做好安全、保密、保护工作，经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象，确保学生档案的完整与安全。

第五十一条新生入校后，以二级学院、班为单位，编制“××二级学院××级××班学生档案名册”，并更换档案袋，按编号顺序排放。

第五十二条学生毕业离校、档案转出后，将《学生基本情况登记表》、《学生档案材料名册》、《档案情况异动表》按年度装订成册，移交档案室长期保存。

第五十三条档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案的交接手续。

第五十四条学校定期或不定期地组织有关部门对二级学院学生档案管理工作进行抽查、考核，并将考核结果纳入二级学院学生工作考核，具体考核办法另行制定。

第十章附则

第五十五条本办法由学校学生工作处及档案管理部门负责解释。

第五十六条本办法自发布之日起施行。