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| 湖北交通职业技术学院文书档案管理规定 |
一、文书档案管理规定
（一）我院档案是指本院从事教学、科研、党政管理及其他活动中形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史资料。
（二）学院档案室属院行政办公室领导，设专职档案员负责学院的档案管理，并对全院各部门的档案工作进行监督、检查和指导，及时解决档案工作中的困难和问题。
（三）学院档案实行集中统一管理，各类档案一般由院档案室负责管理，有关部门对利用频繁的文件材料，可将重份或复制件整理保存，但原件及其稿应交院档案室归档。
（四）学院各部门要确定兼职档案人员负责将业务活动中形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档、移交。
（五）我院教学、科研、科技和管理人员在其职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室和档案人员移交，不得据为己有。
（六）学院档案管理所需经费，列入学院年度经费计划，统筹安排。
（七）超过保存期限的档案，档案人员要会同有关领导和业务人员认真进行鉴定。确认失去保存价值，应予以销毁，销毁档案要填写销毁清册，说明销毁理由，报院主观领导批准。销，毁时要有二人监销，并签字，严防失密泄密。销毁清册要立卷归档，以留存查。
（八）学院要加强档案保管措施和设备，档案人员要定期检查档案保管情况，发现问题及时采取不久措施，确保档案安全，最大限度的延长档案寿命。
（九）档案管理人员要积极主动提高档案的利用率，编制档案检索工具，建立借阅档案登记薄，记载利用效果。
（十）阅档案必须严格执行借阅制度，履行借阅手续，爱护档案，不得拆散、抽取、涂改、损坏和转借档案，对丢失和泄密者要追究责任。
（十一）学院定期召开档案工作会议，奖优罚劣，促进档案管理工作。
二、文书立卷归档实施办法
文书立卷归档工作是学院档案工作的重要组成部分。为贯彻落实《国家档案法》和《湖北省档案管理条例》的精神，更好地为学院各项工作服务，特制定本办法。
（一）文书立卷归档工作
1、文件材料的立卷工作，分别由党政办公室和各部门兼管文书归档人员负责，主要将现行处理完毕的具有保存价值的文件材料（文件、电报、图纸、报表、照片、音像制品）收集齐全，立卷归档，按各部门规定的归档时间交学院档案室统一管理，任何部门不得拒绝归档。
2、归档文件材料的分类、归档范围和案卷类目按《湖北交通职业技术学院档案分类办法》具体规定执行。
3、各部门归档时间
（1）各处室形成的文书材料应在次年3月份前交学院档案室。
（2）教务部门应在次学年10月底将整理归档后的材料交学院档案室。
（3）学生管理部门应学生毕业后半年内将材料整理归档交学院档案室。
(4) 科研、基建等部门应在项目完成后，两月内将材料、图纸整理归档交学院档案室。
（5）各部门兼职档案人员必须每年年底，与档案人员研究拟出第二年的档案目录，经本部门负责人批准后使用，在使用时可以根据实际情况修改补充。
（6）凡已结案的文件材料，均应由承办人负责收集齐全，交学院档案人员立卷，立卷文书应是定案稿。
（7）文件应按照机密程度分为普通文书和绝密文书两种分别立卷。
（8）跨年度的文件放在结案的的一年，长远计划、年度计划、各种总结、报表、预算等类的文件放在针对的一年；回顾和纪念性文件放在写成的一年；制度性的文件放在公布或批准的一年。
（10）档案目录应分保管期限编制。一般分短期、长期、永久三种不同保管期限的档案分别编制。
（11）标题应简明扼要，正确反映卷内文件内容。卷内文件应系统排列，复文放在来文之前，附件放在正文之后，附件量大，可分开存放，卷内注明。
（12）具有永久和长期保存价值的案卷和短期保管但需经常查找的案卷，卷内文件要逐张编号，填写卷内目录，卷内附上备考表。
（13）永久和长期保存的文件应当组成案卷，在卷皮上写明文件形成组织单位名称、案卷的起止日期、案卷标题、卷内文件张数、移交时的案卷号、以及保管期限的意见。卷内文件应当排列，编页号，填写军内目录，案卷需装订，如果文件形式特殊，如图纸可装纸袋，报表可用牛皮纸装订。
（15）所有案卷，在向档案室移交前，应当编好案卷目录，一式两份，一份由档案室签字后留原部门备查，一份存档案室。逐卷点清无误后签字接交。
（16）关于案卷的装订问题，案卷装订应统一折叠成A4、16开、B5幅面，不要装订住内容，不要脱落，拆除文件上的金属物，左端对齐，特别厚的文件可用纸袋。
（17）学院档案室对各部门文书处理人员的立卷工作应经常给予帮助，解决立卷工作中的实际问题，保证立卷质量。
三、档案借阅办法
为了加强档案的管理，发挥档案的作用，严格保守国家机密，特制定本办法：
（一）院内借阅
1、借阅一般档案材料（包括文书档案和技术档案资料）时，主管部门人员可直接到档案室办理登记手续；退还时，档案室应详细检查及时注销，放回原处。
2、借阅党委档案和绝密档案，应经行政办公室主任批准方可借阅。绝密档案未经批准不得抄录。
3、借阅人要负责借调档案的保管和保密，不得涂改、污损、拆散丢失或外传、如发现损坏或丢失，应写出详细检查报告，交院领导处理。
4、借出的档案应按期归还，不得私自转给他人；如需转借，必须到档案室办理转借手续，严禁私人转借他人或外单位。
5、借阅期限，文书档案，以十天为限，技术档案可根据需要确定日期，一般最长时间不得超过一个月，如需延长借期，可按规定办理续借手续。
6、毕业班学生因进行毕业设计，需要借阅技术档案资料时，须经负责该项设计指导老师办理借阅手续，然后在设计资料室阅览，一律不准带出室外，亦不能外借。
7、调卷人调动工作时，离院前必须将所借档案归还档案室。
（二）外单位借阅
1、借阅一般（包括机密）档案，凭单位正式公函经行政办公室主任批准，按指定范围，予以查阅。借阅和抄录绝密档案时，要有借阅单位党委介绍信，并在信中写明名称、用途和范围（包括抄录和复制）经我院党委或院长批准，方可借阅。抄录和复制完毕后，经有关负责人检查方可带走。
2、外单位对所借的档案资料，应负完全的保管和保密责任，借阅期限为半个月，到期必须归还。 |
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