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| 湖北交通职业技术学院公文处理规定 |
一、总则
（一）为使我院党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据2001年国务院开始施行的《国家行政机关公文处理办法》，特制定本办法。
（二）行政机关的公文，是行政机关在行政管理工作过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（三）公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（四）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
（五）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
（六）学院各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
（七）学院公文处理工作由院党政办公室领导，院属各单位、各部门应指定兼职人员办理公文处理工作。
二、公文种类
（一）命令：适用于依照有关法律分布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。可分为三种：公布令、行政令、嘉奖令。命令的使用者是有限定的发令机关及其法定代表。
（二）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。国家机关、企事业单位和人民团体都可以使用。
（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通常由权利机关和监督机关使用，人民团体和基层单位一般不用。
（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。行政机关、人民团体和企事业单位可以使用。
（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。各级行政机关、人民团体和企事业单位可以使用。
（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要机关精神或情况。适用于各级行政机关。
（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。适用于各级人民政府，其主送机关只能是各级人民代表大会。
（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。使用于行政机关、人民团体和企事业单位，其主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报。
（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。属下行文，要求一事一文。
（十）批复：适用于答复下级机关请示事项。其具有专向性，要求一事一批复。
（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。属下行文，兼有过去“指示”的职能。
（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。属平行文，可分为商洽函、问答函、批答函。
（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。属综合性文种，可分为情况型、议决型、消息型
三、公文格式
（一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（二）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（三）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（四）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。
（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（八）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十三）文字从左到右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。
（十四）采用国际标准型A4（210mm×297mm）型纸，其尺寸误差不超过1mm。
（十五）纸质一般采用60g—80g /㎡ ;PH值在7.5—9.5 为宜;不透明度应≥85%;白度在85%—90% ；
（十六）平顶订锯与书脊间的距离为3—5mm,两订订锯距书芯上下各四分之一。
（十七）字体规定：公文标题字号为2号宋体；正文为3号仿宋体；“主题字”三字为3号黑体字，词组为3号宋体。
（十八）正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。印章是公文生效的标志，盖章应在印章与正文间3-5mm内进行，印章和正文之间应无其他内容。
（十九）成文时间是指公文被领导批准发布的时间。标识为中文大写。一般公文的日期标识位置在距右侧4个字的位置；如遇两个单位行文时，日期标识为左、右侧距版线均空7个字的位置，居中标识为日期；如果多个单位联合行文时，日期应在距版线2个字的位置，印章不压日期，而在日期的上方。
（二十）版记由主题词、主送、抄送、印发说明组成，每个栏目间用黑色粗实线分割。主题词词组间不用标点，要用一个字作间隙；主送、抄送机关之间用逗号分割；印发说明在下一行左、右各空一个字标识，左标公文承印单位，右标年月日（用阿拉伯数字）。
（二十一）页码用4号半角白体阿拉伯数字标识，位置在公文版心线下右边缘（指单页）线下空7mm，距版心线空一个字处标识。
（二十二）公文中表格的页码标注如是横排，单页表头面向订口方向，双页表头面向翻口方向。对大张纸的表格则不标页码，只标附表名称或“附表1”、“附表2”。
四、行文规则
（一）行文应当确有必要，注重实效。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（三）属于部门职责范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经党政部门审批的事项，经党政部门同意也可以由部门行文，文中应当注明经党政部门同意。
（四）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
（五）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或取消。
（六）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
（七）“请示”应当一事一文；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
（八）除上级部门负责人直接交办的事项外，不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（九）受双重领导的部门向上级部门行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
五、发文办理
（一）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审稿、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（二）草拟公文应当做到：
1、要符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2、情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。
3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4、人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年、月、日。用词要准确、规范，在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范的字。
5、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
6、引用公文，应注明发文时间、机关、标题和文号；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。
8、应当使用国家法定计量单位。
9、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或者裁定。
10、公文送负责人签发前，应当由党政办公室进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
11、以本机关名义制发的公文，由党委书记、院长或院长授权的其他负责人签发后才能印制。
12、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
六、收文办理
（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（二）收到上级部门下发的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
（三）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推委。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
（四）收到办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
（五）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（六）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
七、公文归档
（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案发》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
（三）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
（四）本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由兼职机关整理（立卷）、归档。
（五）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
（六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
八、公文管理
（一）公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（二）文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
（三）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、分数和印发范围。
（四）公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
（五）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
（六）公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
（七）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
（八）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
（九）机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
（十）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。 |
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